۱۰ دلیل رایج اسپم شدن ایمیل‌ها و راه‌های جلوگیری از آن
تصور کنید که با دقت و تلاش زیاد یک ایمیل حرفه‌ای برای کسب‌وکار خود آماده کرده‌اید و با امید به دریافت پاسخ، دکمه ارسال را فشار می‌دهید. اما در نهایت، ایمیل شما به پوشه اسپم می‌رود و هرگز به دست گیرنده نمی‌رسد. این اتفاق ناامیدکننده است، اما تنها برای شما رخ نمی‌دهد. بر اساس مطالعه‌ای از Return Path، میانگین نرخ تحویل ایمیل در ایالات متحده طی سال گذشته ۸۴.۷٪ بوده است، به این معنی که ۱۵.۳٪ از ایمیل‌ها هرگز به مقصد نرسیده‌اند.
خوشبختانه، شما در برابر الگوریتم‌های فیلترینگ بی‌دفاع نیستید. با رعایت برخی اصول، می‌توان احتمال ارسال ایمیل به پوشه اسپم را کاهش داد. در ادامه، دلایل اصلی این مشکل و راهکارهایی برای پیشگیری از آن ارائه شده است.
۱. ارسال بیش از حد فایل پیوست، به‌ویژه فایل‌های اجرایی (.exe)
یکی از نشانه‌های رایج ایمیل‌های اسپم، داشتن پیوست‌های مشکوک است. به همین دلیل، فیلترهای ضد اسپم نسبت به ایمیل‌هایی که تعداد زیادی فایل پیوست دارند، حساس هستند. همچنین، Gmail محدودیتی ۲۵ مگابایتی برای حجم کل پیوست‌ها در نظر گرفته است.
بهتر است به جای ارسال مستقیم فایل‌ها، از Google Drive برای آپلود فایل‌های حجیم یا فرمت‌های اجرایی (مانند .exe) استفاده کنید. برای این کار:
- فایل‌های موردنظر را در گوگل درایو آپلود کنید.
- هنگام نگارش ایمیل، روی آیکون گوگل درایو در نوار ابزار پایین کلیک کنید و فایل را پیوست کنید.
۲. استفاده از عناوین گمراه‌کننده
عنوان ایمیل اولین چیزی است که گیرنده مشاهده می‌کند، بنابراین انتخاب یک عنوان مناسب اهمیت زیادی دارد. برخی از عناوین که می‌توانند باعث اسپم شدن ایمیل شوند عبارت‌اند از:
- استفاده از عبارت Re: در ابتدای عنوان، در حالی که ایمیل ادامه یک مکالمه قبلی نیست.
- استفاده از عباراتی مانند فوری! اقدام لازم است! که احساس اضطرار غیرواقعی ایجاد می‌کنند.
- به‌کارگیری عناوینی مانند تایید رزرو شما که باعث گمراهی گیرنده می‌شود.
همچنین، برخی کلمات کلیدی مانند رایگان، پیشنهاد ویژه و برنده شوید ممکن است به‌عنوان اسپم شناخته شوند. بهتر است عنوان ایمیل شفاف، مختصر و متناسب با محتوای ایمیل باشد.
۳. مشکلات نگارشی، گرامری و استفاده بیش از حد از نشانه‌گذاری و ایموجی‌ها
ایمیل‌های اسپم معمولا دارای اشتباهات نگارشی، گرامری و ترجمه‌های نادرست هستند. همچنین، استفاده بیش‌ازحد از علامت‌های نگارشی مانند حروف بزرگ، رنگ‌های تند، تعداد زیاد ایموجی، علامت تعجب یا سوال پشت سر هم (!!!، ???) می‌تواند باعث شود ایمیل شما به پوشه اسپم برود.
برخی از عبارات اسپم‌گونه که بهتر است از آن‌ها پرهیز کنید:
- فرصت محدود!
- همین حالا اقدام کنید!
- آخرین فرصت شما!
- یک‌شبه پولدار شوید!
همین حالا در کمپین بهترین ایمیل و پیامک سال شرکت کنید و برنده جوایز مدیانا شوید!
۴. ارسال ایمیل بدون رضایت گیرنده
ارسال ایمیل‌های تبلیغاتی یا پیشنهادات تجاری بدون دریافت رضایت قبلی از گیرنده، نه‌تنها احتمال اسپم شدن ایمیل را افزایش می‌دهد، بلکه در برخی کشورها مانند کشورهای اروپایی (طبق مقررات GDPR)، کانادا (CASL) و برزیل (LGPD) غیرقانونی است.
برای جلوگیری از این مشکل:
- همیشه قبل از ارسال ایمیل‌های انبوه، از کاربران اجازه بگیرید.
- در فرم‌های ثبت‌نام، یک گزینه عضویت در خبرنامه قرار دهید.
- در انتهای ایمیل، گزینه لغو اشتراک را به‌صورت واضح درج کنید.
۵. نسبت نامناسب تصویر به متن
استفاده از تصاویر می‌تواند به جذابیت ایمیل کمک کند، اما اگر متن ایمیل در مقایسه با تصاویر کم باشد، فیلترهای اسپم ممکن است ایمیل شما را مشکوک تلقی کنند. این موضوع به این دلیل است که برخی فرستندگان اسپم، برای دور زدن فیلترهای متنی، پیام خود را در قالب تصویر ارسال می‌کنند.
بهتر است ایمیل شما ترکیبی از متن و تصویر باشد و محتوای کلیدی را تنها در قالب متن ارائه دهید.
۶. استفاده نادرست از لینک‌ها
برخی از اشتباهات رایج در استفاده از لینک‌ها که باعث اسپم شدن ایمیل‌ها می‌شوند:
- استفاده از لینک‌های کوتاه‌شده که مقصد واقعی را مشخص نمی‌کنند.
- قرار دادن لینک روی متنی که نام دامنه متفاوتی را نمایش می‌دهد.
- ارسال چندین لینک در یک ایمیل.
برای جلوگیری از این مشکل، بهتر است از لینک‌های شفاف و مستقیم استفاده کنید و از لینک‌دهی بیش‌ازحد خودداری کنید. همچنین، لینک‌ها باید به سایت‌هایی با گواهی SSL و پروتکل HTTPS هدایت شوند.
۷. ارسال ایمیل به آدرس‌های غیرفعال
ارسال ایمیل به آدرس‌های نامعتبر یا غیرفعال می‌تواند باعث کاهش اعتبار شما نزد ارائه‌دهندگان خدمات ایمیل شود. برای جلوگیری از این مشکل:
- قبل از ارسال ایمیل، آدرس‌ها را بررسی کنید.
- از سرویس‌های تایید ایمیل برای پاک‌سازی لیست مخاطبان استفاده کنید.
- گیرندگانی که بیش از سه ماه است ایمیل‌های شما را باز نکرده‌اند، از لیست حذف کنید.
۸. احراز هویت نامناسب دامنه و ضعف در اعتبار سرور ارسال‌کننده
ارائه‌دهندگان ایمیل مانند Gmail از پروتکل‌های امنیتی مانند DMARC، DKIM و SPF برای احراز هویت ایمیل‌ها استفاده می‌کنند. درصورتی‌که دامنه شما این احراز هویت را نداشته باشد، احتمال اسپم شدن ایمیل‌های شما افزایش می‌یابد.
۹. کاهش اعتبار دامنه و IP ارسال‌کننده
اگر دامنه یا IP شما سابقه ارسال ایمیل‌های اسپم داشته باشد، حتی ایمیل‌های معتبر نیز ممکن است به پوشه اسپم بروند. برای حفظ اعتبار دامنه:
- به‌طور منظم از ابزارهای بررسی اعتبار دامنه استفاده کنید.
- از سرویس‌های معتبر برای ارسال ایمیل‌های انبوه بهره ببرید.
- اطمینان حاصل کنید که سایر همکاران شما نیز از اصول ارسال ایمیل‌های حرفه‌ای پیروی می‌کنند.
۱۰. دریافت گزارش اسپم از سوی گیرندگان
یکی از رایج‌ترین دلایل ارسال ایمیل به پوشه اسپم این است که گیرندگان آن را به‌عنوان Spam گزارش می‌کنند. در این موارد، سرویس‌های ایمیل به‌طور خودکار ایمیل‌های آینده شما را نیز به اسپم هدایت می‌کنند.
برای جلوگیری از این مشکل:
- محتوای ایمیل را برای گیرندگان مرتبط ارسال کنید.
- امکان لغو اشتراک را آسان کنید تا کاربران به‌جای گزارش اسپم، به‌سادگی از لیست شما خارج شوند.
- در صورت دریافت گزارش اسپم، از گیرنده عذرخواهی کنید و درخواست کنید که شما را از فهرست اسپم خود خارج کند.
جمع‌بندی
اسپم شدن ایمیل‌ها می‌تواند تاثیر منفی بر نرخ باز شدن و تعامل با ایمیل‌های شما داشته باشد. با رعایت نکات بالا، می‌توانید احتمال تحویل موفق ایمیل‌های خود را افزایش دهید. پیش از ارسال ایمیل، یک‌بار دیگر این فهرست را بررسی کنید تا مطمئن شوید که از خطاهای رایج اجتناب کرده‌اید.
منبع: digitalagencynetwork
